Le contrôleur en action sociale

Le contrôle des équipements et services financés par la Branche famille au titre de sa politique d’action sociale fait partie de ses missions. Cette politique de contrôle est inscrite et encadrée au sein d’un plan annuel de contrôle interne, lequel est décliné ensuite dans chaque caisse d’Allocations familiales. Pour mener à bien cette mission, la Caf de la Loire dispose de deux contrôleurs, qui sillonent le territoire ligérien pour aller à la rencontre des partenaires. Sébastien Chappuy nous explique le quotidien de sa fonction.

Questions à…

Sébastien Chappuy, contrôleur en action sociale à la Caf de la Loire.

Comment est organisée la fonction de contrôle en action sociale à la Caf de la Loire ?

Sébastien Chappuy (à droite)
et Yannick Faure

Sébastien Chappuy.- Mon collègue Yannick Faure et moi-même travaillons sous la responsabilité de Didier Roche, au sein du service des aides financières et budget d’action sociale. Nous exerçons sur toute la Loire, mais nous pouvons intervenir aussi dans d’autres départements de la région, dans le cadre de la mutualisation des fonctions entre les Caf.

Quelle est votre mission ?

S.C.- Notre objectif est de sécuriser les flux financiers émis auprès des partenaires, ainsi que les relations administratives et conventionnelles entre la Caf et les structures subventionnées (crèches, accueils de loisirs, lieux d’accueil enfants-parents, centres sociaux, foyers de jeunes travailleurs…). Concrètement, nous vérifions la conformité des données déclarées par la structure avec son activité réelle, la tenue de la comptabilité, l’application de la législation. Nous avons aussi un rôle de conseil en matière de gestion administrative, ce qui peut s’avérer notamment utile pour les petites structures gérées par des bénévoles ou des personnels issus de l’animation.

Comment sont déterminés les contrôles à réaliser et quels sont vos objectifs chiffrés ?

S.C.- Toute structure bénéficiant d’une prestation de service de la Caf peut faire l’objet d’un contrôle. La Caisse nationale des Allocations familiales (Cnaf) nous fixe pour objectif annuel de contrôler 10 % des équipements concernés, ce qui représente environ 70 entités. 90 % des contrôles sont déterminés suite à une requête informatique s’appuyant sur des critères d’évolution de l’activité et du budget. Par ailleurs, nos collègues techniciens-conseil et conseillers techniques nous signalent les structures rencontrant des problèmes particuliers ( défaut de transmission des documents, incompréhensions de la réglementation, difficultés administratives…). De plus, le service à mission nationale Vacaf peut nous demander de contrôler des structures de vacances labellisées, afin de vérifier qu’elles remplissent les critères d’agrément.

Comment préparez-vous votre contrôle ?

S.C.-Suivant la nature du contrôle, le travail de préparation peut prendre entre un et quatre jours. Nous échangeons avec les techniciens et conseillers qui suivent la structure concernée, afin de recueillir tous les éléments nécessaires au contrôle. Nous adressons au gestionnaire un courrier l’informant de notre venue, que nous confirmons par téléphone quelques jours avant.

Comment se déroule le contrôle sur place ?

S.C.-Il peut durer un ou plusieurs jours, en fonction de sa nature et de la taille de la structure. Nous étudions l’ensemble des documents internes qui attestent de l’activité : les cahiers de pointage des heures d’accueil, les registres comptables… C’est aussi pour nous l’occasion d’échanger directement avec les personnes sur la gestion administrative de leur structure, les conseiller et leur expliquer les procédures liées au conventionnement avec la Caf.

Que se passe-t-il après la visite de la structure ?

S.C.-Nous établissons un rapport, accompagné des copies de documents récupérées auprès de la structure. Les rapports de contrôle sont examinés par une commission qui se réunit environ tous les deux mois, à laquelle nous participons aux côtés de nos collègues des services concernés. Une fois le rapport validé en commission, une lettre d’observations est adressée au gestionnaire de l’équipement contrôlé. Celle-ci comprend des préconisations avec des échéances. Le gestionnaire a la possibilité de contester les éléments du rapport, sous réserve d’y apporter les preuves, dans un délai d’un mois. S’il n’y a pas de contestation, le contrôle est clôturé : un courrier notifiant la décision finale de la Caf est envoyé au gestionnaire avec le rapport de contrôle. Les autres services prennent le relais pour suivre les échéances fixées. Toutefois, il nous arrive de participer de plus près au suivi de la structure, en cas de difficultés importantes : on peut ainsi être amené à refaire un contrôle l’année suivante, ou encore participer à des réunions partenariales la concernant, pour apporter notre regard spécifique.

Votre métier a une dimension relationnelle très importante. Quelles sont, à votre avis, les aptitudes nécessaires pour l’exercer ?

S.C.-Nous devons avoir une grande capacité d’adaptation qui nous permette de comprendre le fonctionnement de la structure en un temps restreint : le profil de nos interlocuteurs, mais aussi les outils, la gestion de l’activité varient d’un équipement à l’autre, selon qu’il est implanté dans une agglomération ou en milieu rural, qu’elle est gérée par des professionnels ou des bénévoles… De plus, nous devons faire preuve de beaucoup de pédagogie, afin de rendre la réglementation et les procédures de la Caf lisibles pour nos partenaires.

Au delà de ces aptitudes relationnelles, nos compétences en gestion comptable sont, naturellement, primordiales et d’ailleurs la plupart des 140 contrôleurs en action sociale exerçant dans les Caf répondent à ce profil. Je suis également dans ce cas, de par ma formation et ayant eu dans mon parcours professionnel notamment la responsabilité du service comptabilité à Roanne.

Enfin, il faut aimer les déplacements et le travail en autonomie, puisque nous exerçons la plupart du temps en dehors des locaux de notre organisme.